BAGIAN-BAGIAN DARI SURAT
Arti Dan Kegunaan Bagian-Bagian Surat
Bagian-bagian
surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat, sehingga susunan surat menjadi
jelas, baik, menarik dan sesuai dengan peraturan surat menyurat yang
resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian surat tergantung pada
masing-masing bentuk surat yang dipakai. Masing-masing bagian surat mempunyai
kegunaan-kegunaan tertentu diantaranya:
- Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
- Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
- Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
- Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
- Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat tersebut.
- Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan terkait dengan isi surat
1.
Pengaturan
Bagian-Bagian Surat
Setiap surat
resmi kedinasan ataupun surat resmi niaga mempunyai bagian-bagian suratatau
unsur-unsur surat. Dari gabungan bagian-bagian surat itulah terbentuk sebuah surat.Pada
surat resmi niaga, terdri dari bagian-bagian yaitu sebagai berikut:
b) Nomor surat
c) Nama kota, tanggal, bulan, dan tahun
d) Lampiran
e) Hal atau perihal
f) Alamat yang dituju
g) Salam pembuka
h) Isi surat
i) Salam penutup
j) Nama instansi atau organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat
k) Tanda tangan, nama jelas dan nama jabatan
l) Penanggung jawab surat danm).
m) Cap atau stempel perusahaan atau instansi.
2.
Penulisan
Bagian-Bagian Surat
A) Kepala Surat
atau Kop surat
Dalam
surat-surat yang resmi selalu tercantum kepala surat atau disebut juga
kopsurat. Adapun kegunaan kop surat adalah untuk memudahkan mengetahui nama
danalamat kantor atau perusahaan dan keterangan lainnya dari perusahaan atau
kantor pengirim surat.
Pada umumnya
kepala surat dicetak dalam bentuk yang sangat menarik yang
terdiriatas:
a) Nama kantor,
perusahaan atau organisasi
b) Alamat atau
nama jalan dan nomor gedung
c) Nomor telepon
d) Nomor telex,
faximile bila ada
e) Nama dan
alamat kawat atau bila ada
f) Nama
dan alamat kantor cabang bila ada
g) Nama
bankir
h) Macam usahanya
i)
Nomor tromol pos atau kotak pos bila ada, dan
j)
Lambang atau logo
Penulisan
kepala surat ada yang sederhana yang terdiri atas nama perusahaan dan alamat
serta nomor telepon, yang demikian biasanya perusahaan yang kecil-kecil.Tetapi
bila perusahaan tersebut besar dan sudah terkenal maka penulisan pada
kepalasurat hampir memuat seluruh bagian-bagian dan yang telah diuraikan diatas
tadi.
B)
Pembukaan
Surat
1.
Penulisan
Tanggal, Bulan, Dan Tahun Surat
Pada surat
resmi niaga atau resmi kedinasan, sebenarnya penulisan tanggal
tidak perlu didahului dengan penulisan kota, sebab nama kota atau
tempat tersebut telah tercantum pada kepala surat.
Nama kota
atau tempat dapat ditulis:
a)
Bila surat pribadi atau surat keluarga karena
tidak mempunyai kepala surat
b)
Bila surat ditulis pada kertas polos atau
yang tidak memakai kepala surat.
c)
Bila perusahaan selain mempunyai kator pusat, juga
mempunyai kantor cabangdan tertulis pada kepala surat, maka untuk surat yang demikian
sebaiknya ditulis nama kota yang mengirimkan surat, apakah surat tersebutdari
kantor pusat atau dari kantor cabang.
Cara penulisan tanggal, bulan, dan tahun harus lengkap. Contoh: Bandung,
10Agustus 2003. bila ditulis nama kotanya maka nama kota harus memakaikoma.
Contoh Badung, 10 Agustus 2003. Hal-hal yang perlu diperhatikandalam penulisan
tanggal adalah:
v Bulan tidak
boleh ditulis dengan angka, contoh 10-8-2003.
v Tanggal atau bulan tidak boleh ditulis dengan angka-angka Romawi,contoh:
X-VIII-2003.
d) Tanggal tidak boleh
ditulis dengan cara ditumpuk, contoh: 10/8-2003
e) Tahun surat tidak boleh disingkat, contoh: 10 Agustus 2003
Perbedaan cara penulisan tanggal pada surat niaga dan surat resmi dinas pemerintahan
atau dinas swasta adalah:
a) Cara
penulisan tanggal surat niaga, biasanya selalu ditulis di atas,
apakah itusebelah kiri ataupun di sebelah kanan, tergantung bentuk surat
masing-masing.
b) Di atas tidak
perlu mencantumkan nama kota bila memakai kop surat.3)Di bawah sebelum
nama jabatan dan ditulis lengkap dengan nama kotanyaditulis di bawah kanan.
Contoh:
Bandung, 10 Agustus 2003
Kepala Dinas
Pendidikan
Kegunaan tanggal surat adalah untuk:
a) Mengetahui atau menunjukan kapan surat tersebut
dibuat.
b) Mengetahui batas waktu, sampai kapan masalah dalam surat harus
diselesaikan.
c) Mengetahui
apakah setiap persoalan / diselesaikan / ditanggapi dengan cepatatau
lambat.
2.
Cara penulisan
nomor surat
Setiap surat-surat
resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor Verbal.
Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengankepentingan
masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor suratmerupakan
kode yang berguna untuk:
a) Untuk
memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
b) Memudahkan penunjukan
pada waktu mengadakan hubungan surat menyurat.
c) Memudahkan mencari
surat itu kembali bila diperlukan.
d) Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan ataumengklasifikasi
surat sesuai dengan sifat dan jenis surat untuk penyimapanan.
e) Untuk
mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode(bulan
maupun tahun)
3. Cara penulisan lampiran surat
Lampiran surat
adalah sesuatu atau dokumen-dokumen yang disertai kedalam surat, karena mempunyai
kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut
bermacam-macam sesuai dengan kaitannya terhadap isi surat pada umpamanya:
v Untuk surat penawaran
dilampirkan brosur, daftar harga
v Untuk surat perkenalan
dilampirkan photo copy izin usaha, neraca perusahaan, surat dan relasi, dan sebagainya.
Adapun yang harus diperhatikan dalam penulisan dokumen adalah sebagai berikut:
a) Untuk
surat-surat niaga lampiran ditulis dibawah kiri, dengan menyebutkansemua
yang dilampirkan.
b) Untuk surat
dinas pemerintahan ditulis sebelah kiri atas, setelah nomor surat.Bila
ada yang dilampirkan cukup ditulis banyak lembarannya, tidak
perludijelaskan, karena akan dijelaskan pada isi surat, tetapi bila tidak ada
yangdilampirkan diberi tanda garis.
Kegunaan lampiran adalah:
§ Untuk mengetahui
apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakandalam
surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
§ Untuk
memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengantertulis
dilampiran atau tidak.
§ Memudahkan
kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengansegera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumentersebut
sudah tersedia.
4.
Cara
Penulisan Perihal atau Hal
Pada setiap
surat resmi, apakah itu surat dinas pemerintah maupun itu surat-suratniaga,
baiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dari surat, yang disebut Perihal atau Hal. Jadi perihal itu merupakan:
§ Intisari
surat
§ Poko-pokok penting
isi surat
§ Maksud dan
tujuan surat secara singkat.
Perihal berguna:
a) Untuk
mengetahui terlebih dulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkandalam
surat.
b) Supaya penerima
atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dulu secarasingkat, sebelum
mengetahui secara keseluruhannya.
Penulisan
perihal tidak perlu panjang-panjang karena akan mengaburkan pembacadan juga
kurang etis. Perihal cukup ditulis singkat saja, asal pembaca cukupmengetahui secara garis besar apa yang akan dipermasalahkan dalam surattersebut.
5. Alamat Dalam
Penulisan
alamat pada surat ada dua macam yaitu sebagai berikut:
a) Alamat luar
adalah alamat yang ditulis pada sampul surat yang penulisannyadisesuaikan
dengan bentuk surat.
b) Penulisan
alamat di dalam kertas surat itu sendiri, inilah yang dinamakanalamat
dalam.
Kegunana
alamat dalam adalah:
a) Alamat
penunjuk langsung sebagai si penerima.
b) Petunjuk bagi petugas kearsipan, sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan
dan penemuan kembali surat berdasarkan objek surat.
c) Dapat
dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Dalam
penulisan alamat, baik alamat luar maupun alamat dalam didepan
namaseseorang perlu dicantumkan “Saudara, Bapak/Ibu”. Tetapi
bila dalam alamatakan menuliskan secara resmi nama Jabatan, pangkat gelar akademis maka pengirim
hanya perlu menuliskan jabatan, pangkat atau gelarnya saja didepannama
seseorang, tidak perlu mencantumkan sebutan Bapak, Tuan dan sebagainya.
C)
Isi Surat
Atau Batang Tubuh Surat
Isi surat disebut juga batang tubuh surat terdiri atas tiga
bagian, yaitu alinea pembuka,isi surat yang sesungguhnya dan alinea penutup.
D)
Penutup
1.
Salam Penutup
Pada
surat-surat niaga dan surat pribadi salam penutup mempunyai fungsi-fungsi:
a) Sebagai rasa
hormat dari pengirim kepada penerima.
b) Sebagai rasa
akrab dari pengirim kepada penerima.
c) Sebagai
ungkapan rasa kasih sayang dari pengirim kepada penerima.
2. Nama organisasi, perusahaan, atau instansi.
Dalam surat
niaga setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan, dicantumkandulu nama
organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat tersebut. Padaumumnya nama
perusahaan dicantumkan apabila cap perusahaan bentuknya bulatatau segitiga, tetapi bila cap perusahaan berbentuk segi empat maka nama perusahaan
tidak perlu dicantumkan lagi, karena sudah tercetak pada cap tersebut.
3. Tanda tangan dan nama
jelas serta jabatan penanggung jawab surat.
Sebuah surat
yang dibubuhkan tanda tangan dan nama jelas oleh pejabat yang berhak maka
surat tersebut sudah dianggap sah. Sebaliknya bila surat tersebut belum
ditanda tangani dan tidak memakai nama jelas adalah surat yang tidak jelas.
Untuk menegetahui siapa yang berhak menandatangani surat tersebut makaharus
diketahui dulu siapa yang bertanggung jawab terhadap organisasi atau perusahaan.
Pimpinan
perusahaan yang bertanggung jawab ke dalam dan ke luar organisasiyang berhak
menandatangani surat itu adalah mereka yang telah diberi wewenangsesuai dengan
struktur organisasi. Umpamanya Kepala Bagian/Manager/Direktur keuangan
yang berhak menandatangani surat-surat yang berhubungan dengankeluar
masuknya uang, atau Kepala Bagian/Manager/Direktur Produksilah yang berhak
menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan produksi.
Dengan
demikian penandatanganan surat dapat dilakukan langsung oleh pimpinanyang
bersangkutan, tetapi juga dapat ditandatangani oleh mereka yang di
beriwewenang sesuai dengan struktur organisasi. Kemudian setelah diberi
tandatangan dan nama jelas harus dicantumkan pula nama jabatannya
masing-masing.
Dalam surat-surat
dinas pemerintahan sudah biasa penandatanganan surat tidak harus oleh pejabat yang
bersangkutan, tetapi dilimpahkan kepada bawahan-bawahannya atau pejabat yang
berada dibawahnya. Biasanya memakai istilah-istilah a.n. (atas nama), a.n.b
(atas nama beliau), u.b (untuk beliau), a.p (atas perintah) dan
sebagainya. Dalam surat dinas pemerintahan setelah tanda tangan dan nama jelas,dicantumkan NIP (Nomor Induk Pegawai), maksudnya untuk mengetahui
identitas dari kesatuan mana atau departemen mana pegawai tersebut. Begitu
juganama pejabat penting dicantumkan untuk mengetahui dari bagian mana surat
itudikeluarkan.
Nama :
Sarina Hongland.M
Npm :
16210388
Kelas :
3EA21
Tugas 3 Bahasa Indonesia 2# tentang “Bagian-Bagian Dari Surat”
(Sumber: http://id.scribd.com/doc/36150789/Bag-3-Bagian-Bagian-Surat)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar